Krajowy System e-Faktur
Co to jest Krajowy System e-Faktur KSeF? Najłatwiej mówiąc, jest to nowoczesny system komputerowy, który pozwala przedsiębiorcom generować i udostępniać faktury ustrukturyzowane. Jego głównym celem jest centralizacja procesu rejestrowania faktur w obrocie gospodarczym. W efekcie systemy fakturowania i księgowości łączą się, tak aby można było przesyłać faktury sprzedaży przez KSeF. Dodatkowo system daje możliwość odbierania faktur przez systemy księgowe, które przeszły już przez KSeF. Nie zapominajmy też o funkcji zarządzania uprawnieniami, dzięki czemu uzyskujemy odpowiednie zabezpieczenie dostępu do ważnych danych!
Pełnomocnictwo KSeF
Przedsiębiorcy korzystający z systemu z pewnością zastanawiają się, czy dostępne jest pełnomocnictwo KSeF. Oczywiście, że tak - można skorzystać z takiego rozwiązania w wielu przypadkach. Jaką metodą można nadać uprawnienia dla biura rachunkowe jako osobie fizycznej? To zadanie jest na szczęście bardzo proste. Przedsiębiorca na swoim koncie przechodzi do zakładki Ustawienia - Faktury - E-Faktury - Krajowy System e-Faktur, a na końcu zaznacza Nadawanie uprawnień. To pozwoli nam wskazać nadawane uprawnienia, zgodnie ze swoimi oczekiwaniami. Upoważniony pracownia biura rachunkowego od tej pory ma dostęp do systemu e-Faktur i może w każdej chwili zalogować się w systemie wFirma dla biur rachunkowych i autoryzować się na koncie klienta, korzystając z podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego. W takim przypadku wybrać trzeba zakres uprawnień, jaki nadany został przez przedsiębiorcę w KSeF. Jak widzimy, przekazywanie pełnomocnictwa trwa kilka chwil i jest bardzo proste, dlatego każdy przedsiębiorca stosujący KSeG, może skorzystać z takiego udogodnienia.
Struktura faktury KSeF
Niezwykle ważna jest z pewnością nowa struktura faktury KSeF. Co ciekawe, obecna forma struktury obowiązuje od 1 września 2023 i doprecyzowuje te kwestie, które nie zostały określone wcześniej. Nadal obejmuje trzy rodzaje pól, takie jak pola obligatoryjne, opcjonalne i fakultatywne. Jeśli chodzi o te pierwsze, podatnik musi jest wskazać w danych miejscach - ta kwestia wynika bowiem z przepisów ustawy o VAT. Z kolei pola opcjonalne wskazujemy wtedy, gdy występują ku temu odpowiednie przesłanki. Nowa struktura faktury KSeF dotyczy zmian widocznych w schemacie XML faktury strukturalnej. Modyfikacje FA(2) wiążą się między innymi ze zmianami kodu i wariantu schematu w XML z FA(1) na FA(2).
Jak odbywa się proces przekazywania faktur do Krajowego Systemu e-Faktur? Musimy wiedzieć o tym, ze wystawianie faktur w KSeF jest możliwe:
- za pośrednictwem systemu księgowego, zintegrowanego z KSeF - w takiej sytuacji kompleksowe rozwiązania oferuje system wFirma, posiadający nielimitowaną i bezpłatną integrację z KSeF
- bezpośrednio z poziomu rządowej Aplikacji Podatnika KSeF, udostępnionej przez Ministerstwo Finansów
Jeżeli zdecydujemy się na wystawianie faktur z aplikacji, musimy za każdym razem autoryzować się pieczęcią kwalifikowaną, podpisem kwalifikowanym lub Profilem Zaufanym! Dokumenty wystawiane bezpośrednio z KSeF następnie trzeba zaimportować do systemu księgowego, co pozwala prawidłowo je wykazać w ewidencji księgowej. Liczne grono przedsiębiorców wskazuje, że znacznie wygodniejszą opcją jest skorzystanie z integracji z systemem księgowym.
Podsumowując, warto zauważyć, że Krajowy System e-Faktur jest wygodnym i nowoczesnym rozwiązaniem, który cieszy się coraz większą popularnością wśród firm. Obecnie korzystanie z tego programu jest dobrowolne i zależy od preferencji przedsiębiorcy.